Dans l'article Les logiciels bâtiment par catégories, nous avons vu que le logiciel de devis/factures dédié bâtiment est le logiciel qui sera le plus efficace pour l'artisan ou la petite entreprise du bâtiment. Maintenant nous allons voir les différents moyens permettant gain de temps et efficacité.

L'utilisation des assistants

Dans un logiciel un assistant est un outil d'aide interactif. Un assistant affiche une série de boîtes de dialogue (fenêtres) qui guident l'utilisateur à travers une succession d'étapes et de questions aidant à réaliser une tâche pouvant se révéler complexe pour un utilisateur novice.

A titre d'exemple un assistant simpliste pourrait être une aide à la personnalisation de courriers standards. Sur le premier écran de l'assistant il serait demandé de saisir les coordonnées du destinataire, sur le deuxième le choix du courrier standard et enfin le dernier écran présenterait le courrier correctement mis en page et demandant une ultime validation pour l'imprimer.

En utilisant les assistants, vous réaliserez rapidement certaines tâches et vous apprendrez  les bons cheminements dans le logiciel.

Capitalisez sur vos devis déjà réalisés

Même si chaque chantier est un cas particulier et donc nécessite des matériaux et des temps de mise en oeuvre différents, il existe souvent des similitudes entre certains chantiers. Dans ce cas là, évitez de repartir à zéro, il est préférable d'utiliser un chantier existant, comme modèle. En travaillant sur une copie de ce chantier, vous le personnaliserez suivant les contraintes du nouveau et obtiendrez ainsi le devis correspondant en peu de temps.

Faites de vos devis, le lieu de création ou de modifications de vos ouvrages

Lorsque vous démarrez avec votre logiciel, vous devrez créer des ouvrages pour pouvoir les réutiliser dans vos différents devis. Même en partant avec une bibliothèque de base, vous devrez au minimum personnaliser les ouvrages qui vous sont proposés. Ce travail peut sembler long et fastidieux, si vous remplissez ou adaptez votre bibliothèque avant de réaliser le moindre devis. Pour éviter cette perte de temps, il est bien préférable de créer ou adapter vos ouvrages dans le devis que vous réalisez, puis de l'exporter dans votre bibliothèque.

En effet, au moment ou vous réalisez votre devis, vous pouvez vous concentrer sur chacun des nouveaux ouvrages et les personnaliser d'autant mieux qu'ils se raccrochent à un chantier potentiel concret. De plus, cette création « à la demande », vous permet de réaliser dés le début vos premiers devis. Même si les recherches dans les logiciels se font aujourd'hui simplement sur le libellés, l'adoption d'une codification logique peut être un atout.

Utilisez les Bases de Connaissances

La question que vous vous posez sur la manière de réaliser telle ou telle chose dans le logiciel, vous n'êtes certainement pas le seul à vous l'être posé. Cette question et bien d'autres remontent jusqu'au concepteur du logiciel. Celui-ci, dans sa mission de support technique réalise des fiches contenant les réponses à ces questions et c'est en général auprès de l'assistance téléphonique que vous prendrez connaissance de ces réponses.  BatiFree, a préféré mettre en place un support technique via Internet permettant à l'utilisateur d'accéder directement à l'ensemble de la base de connaissances simplement grâce à un moteur de recherche. Vous gagnerez un temps précieux en cherchant des réponses dans ces bases de connaissances. Elles sont aussi souvent appelées FAQ qui est l'abréviation française de Foire Aux Questions et anglaise de Frequently Asked Questions.

Conclusion

 A ces quatre solutions, permettant de bien démarrer avec son logiciel de devis/factures, on pourrait en rajouter quelques autres, mais suivant le cas elles nécessiteront un investissement supplémentaire. On pourrait citer l'achat d'une bibliothèque d'ouvrages du commerce, ou bien encore le recours à la formation. Cependant, les demandes à un formateur professionnel n'ont plus seulement l'objet d'une aide au démarrage mais d'un véritable conseil personnalisé.