Détail de l'étude
Le module Etude du devis ou de la facture se présente comme une feuille de calcul dans laquelle les différents postes de l'affaire sont insérés.
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Dans la barre d'outils à droite, on retrouve les icônes permettant de manipuler les lignes de l'affaire : Ajout, Suppression, Zoom sur le détail d'un poste, déplacement des lignes, Importation à partir d'une autre affaire ou de la bibliothèque.
La barre d'outils du haut donne un accès direct aux impressions, mais aussi à différents outils permettant d'apporter des ajustements et des réglages propres à l'affaire et à la correction orthographique du document.
Etablir une affaire simplement
Le logiciel est conçu pour s'adapter à vos méthodes de travail.
Dans son utilisation la plus simple, comme s'il s'agissait d'un traitement de texte ou d'un tableur, il suffit de taper pour chaque tâche, son descriptif, sa quantité et son prix.
Les tâches étant souvent identiques ou semblables, le logiciel permet de les sauvegarder dans ce que l'on appelle une « bibliothèque » et de les réutiliser à volonté. Ainsi, pour établir une nouvelles affaire, il sera possible d'appeler des tâches enregistrées dans la bibliothèque, de les modifier si nécessaire et d'en créer de nouvelles.
Ce gain de temps au niveau de la frappe et de la mémorisation des prix augmente au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel, puisque rapidement on rappelle plus de tâches que l'on n'est obligé d'en créer.
Il est possible d'insérer des titres avec leurs sous-totaux appelés "lots". Les affaires ainsi découpées gagnent en clarté, surtout s'il s'agit de devis longs. Pour des affaires très complexes plusieurs niveaux de lots imbriqués peuvent être utilisés.
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Si une tâche peut être dans sa version la plus simple réduite à un libellé et un prix, elle peut aussi être plus complexe. En effet, la réalisation d'une tâche nécessite du temps, plus différents matériaux ou fournitures. Le coût de cette tâche est fonction de ces différents composants que l'on appelle "sous-détail". Ce "sous-détail", directement visible et modifiable au niveau de l'étude, permet en un coup d'œil de vérifier les fournitures et matériaux sélectionnés et de les changer si nécessaire.
Dans les documents à destination du client, les "sous-détails" ne sont pas visibles seuls les libellés et les prix des tâches apparaissent.
Ainsi sur la même feuille représentant l'affaire, quelque soit le degré de complexité de votre affaire ou de vos tâches, vous pourrez réutiliser, modifier et créer simplement tous types de lignes (lots, postes ou sous-détails).
Modifier l'affaire en un tour de main
Si le gain de temps dans la création d'une affaire est évident grâce aux fonctionnalités et à la simplicité d'utilisation du logiciel, il est spectaculaire pour ce qui est de la modification d'affaires existantes.
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Réutilisation d'anciens devis
Lorsqu'un chantier est similaire, non pas à un seul autre, mais à plusieurs autres, Batifree permet de créer votre devis en copiant ce qui vous intéresse à l'intérieur d'autres devis.
Ainsi, après avoir choisi le devis à copier, vous le visualisez et sélectionnez les postes que vous voulez importer dans votre nouveau devis (fonctionnalité "import affaire" sur l'image ci-contre).
Importation affaire - Faire un devis en utilisant un autre devis. Voir Animation.
Il est à noter aussi, qu'il est possible de stocker dans la bibliothèque des lots, ce qui permet de rappeler dans un devis des phases complètes de travaux avec leurs tâches (fonctionnalité "import bibliothèque" sur l'image ci-contre).
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Modification de l'organisation du devis
La modification d'un devis peut nécessiter une réorganisation de celui-ci.
Ce cas est fréquent lorsque l'on utilise des copies de devis existant. Dans Batifree Devis rien de plus simple, il suffit de se positionner sur les lignes à déplacer et de cliquer sur les icônes "flèches de direction" dans la barre d'outils à droite.
Si c'est un lot que vous déplacez, tout ce qu'il contient suit le déplacement. S'il s'agit d'une tâche, son sous-détail suivra également.
Personnalisation des colonnes de l'étude
Sélectionnez les colonnes qui vous sont utiles. Par un simple glisser-déposer, choisissez les colonnes que vous voulez voir apparaître au moment de la conception du devis.
Parmi les colonnes disponibles (PAU, PRU, TVA, etc.), on retrouve le temps par poste.
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