Il existe quatre grandes catégories de logiciels à l'usage des artisans et des petites entreprises.
1) Les logiciels métiers
On appelle logiciels métiers, les logiciels conçus pour répondre aux besoins de professionnels d'une même activité ou d'activités similaires. Garagistes, médecins, coiffeurs ou bien encore fleuristes exercent des activités tellement différentes qu'ils ne peuvent avoir un même logiciel capable de traiter chacune de leurs spécificités.
Il ne faut pas confondre le logiciel métier avec le logiciel technique. Ainsi l'ensemble des médecins se servira d'un même type de logiciel métier et chaque médecin spécialiste pourra utiliser en plus un ou des logiciels techniques et spécifiques à sa spécialité.
Pour une activité comme le bâtiment, un logiciel de devis/facture doit être adapté aux spécificités du bâtiment (calcul des prix, factures d'acompte, déboursés, déboursés, prix de revient, coefficient de bénéfices et aléas, …) et doit s'adresser à tous les corps d'état du bâtiment (plombier, électricien, maçon, menuisier, …) et même à des activités proches comme les espaces verts ou l'ébénisterie. Par contre le plombier pourra s'intéresser à des logiciels de calcul thermique là où le menuisier cherchera un logiciel de découpe.
2) Les logiciels de productivité personnelle
Les logiciels de productivité personnelle sont les logiciels traditionnels de bureautique sur lesquels peuvent se greffer des logiciels de retouche photos, mise page, d'organiseurs ou autres.
Une large offre existe en la matière du gratuit au payant, du traitement de textes au tableur, du en ligne au sur son PC.
Une connaissance minimum suffit en général pour réaliser de nombreuses tâches.
3) Les logiciels de gestion
Dans les logiciels de gestion on trouvera la gestion commerciale, la comptabilité et la paye.
Sont-ils nécessaires? La question peut paraître provocante, mais dans les faits, ils sont sans intérêt pour la majorité des artisans et chefs de petites entreprises qui confient ces tâches à leur comptable. Ainsi, en sous-traitant la comptabilité, ils se libèrent l'esprit de tâches purement administratives même si un minimum d'organisation leur sera demandé. Mais de toute manière, celle-ci leur sera indispensable, en effet il ne faut pas oublier qu'en matière comptable, ce n'est pas l'informatique qui facilite l'organisation mais l'inverse : Sans organisation, l'utilisation de l'informatique est vouée à l'échec.
Et la gestion commerciale me direz-vous? Pour les artisans et petites entreprises du bâtiment, des logiciels métiers de devis/factures remplacent les logiciels standard de gestion commerciale et sont cent fois mieux adaptés.
4) Les logiciels techniques
Comme précisé plus haut le logiciel technique est un logiciel dont l'objectif est de traiter un aspect technique ou spécifique à un métier. Il s'adresse à des spécialistes d'une activité et les aide dans cette activité. A titre d'exemple, on pourrait citer un logiciel dont l'objectif est de réaliser " les calculs de déperditions Th-D 1991 ainsi que les coefficients réglementaires des bâtiments selon les règles ThBât/ThU de 2001 ".
En règle générale, le prix d'un logiciel technique de qualité et traitant des opérations complexes est nettement supérieur à celui d'un logiciel métier, en raison d'un plus faible nombre d'utilisateurs.
Conclusion
Pour définir ses besoins, il conviendra dans un premier temps de distinguer ces différentes catégories de logiciels. Ensuite, suivant son budget, la productivité attendue et le temps dont on dispose tant pour l'apprentissage que l'utilisation des logiciels, il faudra faire son choix.