Vous réaliserez d'autant mieux vos devis et factures que votre bibliothèque sera facile à utiliser et performante. 

Nous avons vu dans l'article Bien démarrer avec son logiciel de devis/factures que la constitution de celle-ci pouvait se réaliser au fur et à mesure de l'élaboration des devis. Dans cet article nous allons nous attacher aux différentes caractéristiques de la bibliothèque et des outils logiciels qui permettent de l'exploiter.

Les caractéristiques d'une bibliothèque

Une bibliothèque est composée au minimum d'ensembles qui constituent les prestations que l'on nomme ouvrages et d'éléments simples comme les matériaux ou la main d'œuvre. Les éléments simples pourront être appelés directement dans un devis ou une facture. Lors de dépannage ou de petits travaux ceux-ci sont souvent utilisés. Par contre lors de chantiers plus importants, on préfèrera l'utilisation d'ouvrages qui regroupent matériaux, fournitures et main d'œuvre pour une unité donnée (ml, m2, m3, U, etc.). Ainsi la prestation vendue correspondra à la quantité multipliée par le prix unitaire de l'ouvrage (Terrassement de 200 m2, Pose de 5 radiateurs, murs de brique de 60 m2, etc.).  Il est aussi très pratique d'utiliser ce que l'on appelle le matériau posé, qui n'est rien d'autre qu'un matériau auquel est associé un temps de pose. Enfin, on trouvera dans la bibliothèque des phases de travaux qui sont des regroupements de prestations. On parle aussi de tranche de travaux ou d'ouvrages composés. Lors de la constitution d'un devis, l'appel d'une phase provenant de la bibliothèque effectue en une seule opération l'importation dans le devis des ouvrages de cette phase, d'où gain de temps et risque nul d'omission d'une prestation.

L'explorateur bibliothèque

L'explorateur bibliothèque est une fenêtre que vous appellerez chaque fois qu'il vous sera nécessaire de choisir un ouvrage, un matériau, une main d'œuvre dans la bibliothèque. Ce peut-être pour personnaliser un ouvrage dans la bibliothèque, dans un devis, dans une facture, ... La facilité d'utilisation de cet explorateur sera donc un élément déterminant dans votre gain de temps. L'utilisation des onglets permettant de sélectionner immédiatement le type choisi, la possibilité de trier en cliquant sur les colonnes, de filtrer en tapant le ou les mots souhaités dans un libellé, de cliquer sur des familles pour ne sélectionner que les entités appartenant à celles-ci, la multi-sélection permettant d'appeler plusieurs entités à la fois... sont toutes des fonctions indispensables. Très rapidement vous les maîtriserez et gagnerez un temps considérable dans vos recherches sur la bibliothèque.

L'interaction bidirectionnelle entre le devis et la bibliothèque

Tout d'abord, il faut bien noter que toute modification faite dans un devis ne doit pas se répercuter dans la bibliothèque et inversement. Ces opérations doivent cependant pouvoir être faites intentionnellement et non pas automatiquement.

Permettre une mise à jour de la bibliothèque à partir d'un ouvrage d'un devis, est très pratique puisque c'est lors de l'établissement d'un devis que l'on est le plus attentif à l'ouvrage que l'on va réaliser. A l'inverse, actualiser un devis à l'aide des ouvrages de la bibliothèque peut être nécessaire pour remettre à jour un devis réalisé il y a très longtemps. Cette interaction entre devis et bibliothèque est donc bien un avantage sous réserve qu'elle ne se fasse qu'à la demande de l'utilisateur.